De flesta kommuner och företag behöver inte fler möten. De behöver få ut mer av de möten som redan genomförs.
Samverkan mellan kommun och näringsliv fungerar när dialogen har ett tydligt syfte, rätt deltagare, en neutral struktur och en överenskommen uppföljning. För SME-bolag skapar det större förutsägbarhet och möjlighet att påverka. För kommunen ger det bättre förståelse för vilka frågor som faktiskt påverkar företagens möjligheter att investera, anställa och växa.
Det låter självklart.
Ändå är det här jag ofta ser att det brister.
Vad innebär bra samverkan mellan kommun och näringsliv?
Bra samverkan mellan kommun och näringsliv är en strukturerad och återkommande dialog där båda parter bidrar med sina perspektiv, prioriterar gemensamma frågor och följer upp vad som händer efter mötet. Samverkan handlar alltså inte om att alltid vara överens. Den handlar om att förstå varandras förutsättningar tillräckligt väl för att kunna komma framåt.
Efter mer än 40 år inom företagande, försäljning och affärsutveckling har jag lärt mig en sak:
Ett bra samtal är inte samma sak som ett bra resultat.
Jag har deltagit i många möten som avslutats med handslag, positiva kommentarer och ett gemensamt ”det här måste vi göra igen”.
Sedan händer ingenting.
Problemet är sällan bristande ambition. Problemet är att ingen har definierat vad mötet faktiskt ska åstadkomma.
För mig börjar fungerande samverkan därför med tre frågor:
- Vad behöver vi förstå bättre?
- Vad kan vi faktiskt påverka?
- Vem ansvarar för nästa steg?
Kan vi inte svara på dem riskerar dialogen att bli trevlig – men tandlös.
Varför räcker inte traditionella informationsmöten?
Traditionella informationsmöten är effektiva när syftet är att förmedla information till många människor samtidigt. De är betydligt sämre när målet är att förstå komplexa företagsproblem, identifiera återkommande hinder och skapa gemensamma prioriteringar. Då krävs dialog snarare än envägskommunikation.
Det här är en viktig skillnad.
Många tror att ett möte blir dialog bara för att deltagarna får ställa frågor efter presentationen.
Det blir det inte.
| Informationsmöte | Faciliterad dialog |
|---|---|
| Information står i centrum | Problemet står i centrum |
| Avsändaren sätter agendan | Parterna bidrar till bilden |
| Frågestund | Strukturerat erfarenhetsutbyte |
| Många deltagare kan fungera | Begränsad grupp ger djup |
| Fokus på själva mötet | Fokus även på vad som händer efteråt |
| Information dokumenteras | Insikter, prioriteringar och nästa steg dokumenteras |
Jag rekommenderar båda modellerna – men för olika saker.
Ska Malmö stad informera om ett nytt regelverk? Informera.
Ska staden förstå varför företag upplever en viss process som svår, långsam eller oförutsägbar? Då behöver man lyssna, fråga och förstå innan man presenterar lösningen.
Kort sagt: information överför kunskap. Dialog skapar förståelse.
Vad behöver SME-företag från kommunen?
SME-företag behöver framför allt förutsägbarhet, tydliga kontaktvägar, begriplig information och återkoppling från kommunen. För ett mindre eller medelstort företag kan osäkerhet kring exempelvis tillstånd, kompetensförsörjning, upphandling eller myndighetskontakter direkt påverka investeringar, rekrytering och tillväxt.
Här finns en aspekt som lätt underskattas.
Tid är en knapp resurs i ett SME-bolag.
VD:n kan samtidigt vara försäljningschef, rekryteringsansvarig och den person som hanterar nästa investering. Företaget har sällan en särskild funktion för samhällskontakter eller kommunala frågor.
Därför är förutsägbarhet så värdefull.
Ett nej går att hantera.
Ett ja går att agera på.
Ovissheten är svårare.
Det är också därför återkoppling spelar så stor roll. Företag behöver inte alltid få det svar de önskar. Däremot behöver de förstå vad som händer, varför och vad nästa steg är.
Vad behöver kommunen från företagen?
Kommunen behöver konkreta, representativa och användbara inspel från företagen. Enskilda berättelser är värdefulla, men när flera SME-bolag beskriver samma hinder kan kommunen identifiera mönster och avgöra vilka frågor som kräver förändrade arbetssätt, bättre kommunikation eller andra prioriteringar.
Här har näringslivet också ett ansvar.
Det räcker inte att säga:
”Kommunen måste bli bättre.”
Bättre på vad?
Jag rekommenderar företag att beskriva sina frågor i fyra led:
- Beskriv problemet – vad händer konkret?
- Beskriv konsekvensen – vad innebär det för verksamheten?
- Beskriv omfattningen – är detta ett enskilt problem eller något fler företag möter?
- Beskriv önskat läge – vad skulle göra situationen bättre?
Skillnaden är betydande.
”Kommunens processer tar för lång tid” är kritik.
”Vi har väntat åtta veckor på besked, vilket gör att en investering på X kronor och tre planerade rekryteringar är pausade” är beslutsunderlag.
Kommunen behöver det senare.
Hur fungerar faciliterad dialog mellan företag och kommun?
Faciliterad dialog är en strukturerad samtalsprocess där en neutral part ansvarar för metod, deltagande, prioritering och dokumentation. Syftet är inte att styra deltagarnas åsikter utan att skapa förutsättningar för ett öppet samtal som mynnar ut i tydliga slutsatser och nästa steg.
Det är den modell vi arbetar med inom Näringslivsbron Malmö.
Vi samlar ett begränsat antal företag kring ett tydligt tema och skapar förutsättningar för ett samtal där företagens erfarenheter möter Malmö stads kunskap och perspektiv.
Processen kan beskrivas i sex steg:
- Definiera frågan – vad ska dialogen faktiskt handla om?
- Samla rätt personer – vilka företag och kommunala funktioner berörs?
- Skapa gemensam problembild – vad vet vi och vad upplever parterna?
- Identifiera mönster – vilka frågor återkommer?
- Prioritera – vad är viktigast och möjligt att påverka?
- Återkoppla – vad händer efter mötet och vem tar frågan vidare?
Det sjätte steget är avgörande.
För det är mellan mötena som förtroendet byggs – eller försvinner.
Måste kommunen och näringslivet vara överens?
Nej. Bra samverkan mellan kommun och näringsliv kräver inte att parterna tycker lika. Den kräver att båda sidor förstår varandras förutsättningar, kan skilja mellan sakfråga och intresse samt får tydlig återkoppling på vad som går – och inte går – att förändra.
Det här är kanske den mest underskattade delen av dialogarbete.
Företag och kommun har olika roller.
En företagare kan vilja ha snabbare beslut. Kommunen kan samtidigt vara bunden av lagstiftning, likabehandling eller processer som företaget inte känner till.
Kommunen kan i sin tur uppleva ett regelverk som självklart medan företagaren ser kostnaden av varje veckas väntan.
Båda perspektiven kan vara korrekta.
Bra dialog handlar därför inte om att eliminera skillnader. Den gör skillnaderna begripliga.
När det sker händer något intressant. Diskussionen flyttar sig från:
”Varför gör ni inte bara så här?”
till:
”Vad kan vi faktiskt göra inom de förutsättningar som finns?”
Där börjar utveckling.
Vad kan andra kommuner i Skåne lära av Näringslivsbron Malmö?
Näringslivsbrons modell bygger på en princip som är relevant även utanför Malmö: skapa små, strukturerade och återkommande dialogforum där företag och kommun möts kring avgränsade frågor och där resultatet följs upp. Modellen kan anpassas till olika kommuners storlek, näringslivsstruktur och lokala utmaningar.
Näringslivsbron är alltså inte tänkt som ännu ett nätverk.
Det är en arbetsmodell.
För en näringslivsutvecklare i exempelvis Lund, Trelleborg, Landskrona, Helsingborg eller Ystad är frågan därför inte om exakt samma upplägg ska kopieras.
Den intressanta frågan är:
Vilka delar av modellen skulle kunna förbättra vår egen dialog med företagen?
Jag ser framför allt fyra principer som är överförbara:
- begränsa antalet deltagare så att alla kommer till tals,
- arbeta med ett tydligt tema per möte,
- använd neutral facilitering när frågorna är komplexa,
- dokumentera och återkoppla systematiskt.
Det kräver inte en stor organisation.
Det kräver disciplin.
När blir dialog en konkurrensfördel för Malmö?
Dialog blir en konkurrensfördel när företagen upplever att Malmö är en kommun där det går att förstå processerna, hitta rätt kontakt, framföra problem och få återkoppling. Ett starkt företagsklimat skapas inte av ett enskilt möte utan av hundratals vardagliga kontakter som tillsammans formar företagens förtroende för kommunen.
Här tycker jag att diskussionen om företagsklimat i Malmö ibland blir för fokuserad på rankingplaceringar.
Ranking är viktig. Den visar hur företagen uppfattar sin kommun och gör jämförelser möjliga.
Men bakom varje siffra finns erfarenheter.
Ett telefonsamtal som besvarades.
Ett besked som dröjde.
En upphandling som upplevdes begriplig.
En företagare som kände sig lyssnad på.
Det är där företagsklimatet skapas.
Malmö har därför en stor möjlighet. Staden har ett omfattande och diversifierat näringsliv, starka kunskapsmiljöer och företag med ambition att utvecklas.
Kommunen och företagen behöver inte alltid vara överens.
Men de måste kunna prata med varandra.
Och framför allt: de måste kunna göra något med det som sägs.
Det är ambitionen med Näringslivsbron Malmö.
Vill du som företagare delta i ett kommande dialogmöte – eller arbetar du med näringslivsutveckling i en skånsk kommun och vill veta mer om modellen?
Kontakta Pär Skoglund på par.skoglund@businessgarden.se.
Samverkan mellan kommun och näringsliv blir värdefull först när dialogen leder vidare.